Saat sähköpostin:
”Hei! Pystyttekö tarjoamaan asiaa X ja siihen mukaan asia Y? Toimitus tarvitaan paikkaan Z. Tekisitkö minulle tarjouksen?”
Sinä voit tietenkin avata hinnasto-Excelin ja lähteä laskemaan, mutta entä jos tekoäly hoitaisi homman parissa sekunnissa?
Tarjouksen laatiminen on harvoin vaikeaa, mutta samalla se voi olla melko hidasta. Sama rakenne, samat hinnaston rivit ja samat ehdot kirjoitetaan joka kerta uudelleen, ja aiemmista tarjouksista kaivetaan kopioitavaa. Tekoäly voi puolestasi lukea tarjouspyynnön, poimia siitä olennaiset tiedot ja koota luonnoksen teidän omaan pohjaanne teidän omilla hinnoillanne. Ihminen tarkistaa, hinnoittelee poikkeukset ja lähettää.
Miksi tämä kannattaa?
- Ensimmäinen uskottava tarjous on usein vahvoilla. Asiakas pyytää kolme tarjousta ja päättää, kun kaksi on tullut. Jos teidän tarjouksenne lähtee samana päivänä eikä ensi viikolla, olette mukana.
- Tarjouksia tekee se, jolla on vähiten aikaa. Pienessä yrityksessä tarjoukset kirjoittaa yleensä omistaja tai työnjohtaja illalla töiden jälkeen. Kun puolen tunnin työ lyhenee kymmeneen minuuttiin, pienetkin pyynnöt tulee vastattua.
- Tarjoukset ovat tasalaatuisia. Ehdot, toimitusajat ja maksuehdot ovat joka kerta mukana eivätkä riipu siitä, kuka tarjouksen kirjoitti.
- Hinnoitteluosaaminen jakaantuu tasaisesti. Kun hinnasto, hinnoitteluperusteet ja aiemmat tarjoukset on koottu tekoälyn käyttöön, uusikin työntekijä pystyy helposti tekemään tarjousluonnoksen jo ensimmäisellä viikollaan.
Näin toteutat
- Kokoa lähtötiedot. Kerää yhteen kansioon hinnasto, vakioehdot, tarjouspohja ja 10 hyvää aiempaa tarjousta. Niistä tekoäly oppii teidän tapanne kirjoittaa ja hinnoitella.
- Tee yksi kehotepohja. Esimerkiksi: ”Tässä tarjouspyyntö. Tee tarjousluonnos liitteenä olevan pohjan ja hinnaston mukaan. Listaa erikseen kaikki kohdat, joissa tieto puuttuu tai joissa jouduit arvaamaan.” Tallenna pohja ja käytä samaa joka kerta.
- Käytä työkalua, joka lukee liitteet. Useimmat tekoälyavustajat, esimerkiksi Copilot, ChatGPT ja Claude, lukevat PDF:t, kuvat ja sähköpostit. Projekti- tai kansiotoiminnolla tietopohja on valmiina joka kerta.
- Aloita yhdestä tarjoustyypistä. Valitse yleisin ja vakioisin tarjous, esimerkiksi määräaikaishuolto tai kuukausisiivous. Laajenna vasta, kun se toimii.
- Pidä ihminen hinnoittelussa. Tekoäly kokoaa rakenteen ja vakiorivit. Katteen, alennukset ja riskilisät päättää aina ihminen.
- Mittaa läpimenoaika. Seuraa, montako tuntia tai päivää kuluu tarjouspyynnöstä lähetettyyn tarjoukseen. Tavoitteena on, että tarjous lähtee samana päivänä.
Nopea kokeilu: ota viimeisin tarjouspyyntö ja siihen lähettämäsi tarjous. Anna tekoälylle pyyntö, hinnasto ja yksi vanha tarjous malliksi, ja pyydä luonnos. Vertaa sitä siihen, minkä itse kirjoitit.